Een strategische uitdaging voor bedrijfsrevisoren
Traceerbaarheid en compliance zijn uitgegroeid tot topprioriteiten voor bedrijfsrevisoren. Door strengere regelgeving en intensievere controles is het essentieel om elke uitgevoerde taak te kunnen verantwoorden en een heldere documentatie van de opdrachten te garanderen. Toch ondervinden veel kantoren nog steeds moeilijkheden om hun processen te structureren, waardoor ze risico lopen op inconsistentie, nalatigheid of non-conformiteit.
Uit onderzoek blijkt dat verschillende kantoren aanbevelingen kregen na een kwaliteitscontrole, vooral vanwege gebrekkige documentatie. Een rigoureus beheer is dus essentieel om transparantie te waarborgen en sancties te vermijden.
Hoe kun je de traceerbaarheid van opdrachten optimaliseren en tegelijk voldoen aan de compliancevereisten? Hier zijn de beste praktijken om toe te passen.
Digitaliseer het opdrachtbeheer voor optimale traceerbaarheid
Lange tijd werkten auditkantoren met papieren documenten, verspreide Excelsheets en e-mails om de voortgang van hun opdrachten op te volgen. Hoewel dat op kleine schaal kan functioneren, wordt het al snel inefficiënt wanneer meerdere opdrachten gelijktijdig beheerd worden. Door het gebrek aan centralisatie is het moeilijk om uitgevoerde werkzaamheden op te volgen, wat leidt tot fouten of vergetelheden.
Het gebruik van een specifieke softwaretool verandert alles en laat je toe om:
- Alle informatie te centraliseren op één plaats, altijd toegankelijk.
- Automatisch acties en goedkeuringen te registreren tijdens de voortgang van de opdracht.
- Belangrijke documenten veilig te archiveren en zo verlies te vermijden.
Met een oplossing zoals Audityx worden alle opdrachten in real time gedocumenteerd, wat volledige zichtbaarheid geeft op elke stap en de bijbehorende bewijsstukken. Bij controle kan het kantoor zijn compliance aantonen met slechts enkele klikken.
Voldoen aan de ISQM-norm
De invoering van de ISQM-norm verplicht auditkantoren hun aanpak te herzien op het vlak van risicobeheer en interne controle. Deze norm is bedoeld om constante kwaliteit en betere foutpreventie te garanderen.
Om aan de ISQM-eisen te voldoen, moeten kantoren:
- Gestandaardiseerde methodologieën definiëren om hun werkwijzen te uniformiseren.
- Elke stap van de opdrachten documenteren voor volledige transparantie.
- Regelmatige kwaliteitscontroles uitvoeren om fouten op te sporen en te corrigeren.
Een kantoor dat deze goede praktijken toepast, verhoogt niet alleen zijn compliance, maar beperkt ook sterk het risico op inconsistenties die tijdens een interne of externe controle aan het licht kunnen komen.
Gegevens beveiligen en vertrouwelijkheid garanderen
Opdrachten vereisen de analyse van gevoelige financiële gegevens. Elke fout in toegangsbeheer of documentopslag kan de veiligheid van informatie in gevaar brengen en juridische risico’s opleveren voor het kantoor.
Om de gegevensbescherming te versterken, is het belangrijk om:
- Toegang tot documenten te beperken op basis van rollen, rechten en verantwoordelijkheden van elk teamlid.
- De werktijd te registreren zodat duidelijk is wie wanneer toegang had tot een dossier, via timesheets.
Met een beveiligd opdrachtbeheersysteem waarborgen auditkantoren de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de verwerkte gegevens, in overeenstemming met ieders rol in het team.
Het opvolgen en rapporteren automatiseren om efficiëntie te winnen
Opvolging en rapportering zijn vaak tijdrovende, maar essentiële taken om de naleving van audits aan te tonen. Handmatige opvolging kan leiden tot vergetelheden en een zware administratieve last.
Dankzij automatisering kunnen kantoren:
- Compliance-rapporten genereren in enkele klikken, in plaats van uren aan data te verzamelen.
- De voortgang van opdrachten in real time opvolgen, met duidelijke indicatoren en dynamische dashboards.
- Waarschuwingen ontvangen bij vertragingen of afwijkingen, zodat men snel kan ingrijpen.
Een kantoor dat geautomatiseerde rapportering implementeerde, verminderde de tijd besteed aan compliance-documentatie met 40%, waardoor meer middelen vrijkwamen voor taken met hogere toegevoegde waarde.
Teams opleiden en bewustmaken van het belang van traceerbaarheid
Zelfs met de beste tools kan traceerbaarheid en compliance alleen gegarandeerd worden als de teams de juiste praktijken toepassen. Een cultuur van documentatie en nauwkeurigheid moet ingebed zijn in het dagelijkse werk van de auditors.
Daarom is het belangrijk om:
- Regelmatig opleidingen te organiseren over opdrachtbeheer en de toepassing van de ISQM-norm.
- Teams bewust te maken van de risico’s bij onvoldoende documentatie, en van de mogelijke sancties bij non-conformiteit.
- Een intern controlesysteem op te zetten, inclusief interne audits om de naleving van procedures te verifiëren.
Een kantoor dat inzet op continue vorming, beschikt over beter voorbereide teams en verhoogt daarmee de kwaliteit van zijn opdrachten aanzienlijk.
Conclusie: Naar een efficiënter en compliant opdrachtbeheer
De verbetering van traceerbaarheid en compliance steunt op verschillende, elkaar versterkende hefbomen:
- Digitalisering van processen voor nauwkeurige en gecentraliseerde opvolging.
- Automatisch voldoen aan de ISQM-norm bij elke stap van de opdracht.
- Een goed tijdsbeheer om duidelijk te zien wie toegang had tot een dossier, en wanneer, via timesheets.
- Automatisering van opvolging en rapportering om tijd te winnen en fouten te beperken.
- Opleiding van teams zodat zij de tools en kennis hebben om opdrachten strikt te beheren.
Dankzij een oplossing zoals Audityx kunnen kantoren al hun opdrachten gestructureerd beheren en tegelijk voldoen aan alle wettelijke vereisten.
Wil je de traceerbaarheid en het beheer van je opdrachten verbeteren?
